CARA MENGUKUR MUTU

1.  Wawancara
   Menurut Prabowo (1996) Wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap secara tatap muka. Selain itu, Wawancara adalah Tanya jawab antara dua pihak atau lebih (narasumber dan pewawancara) untuk memperoleh keterangan, informasi ataupun pendapat mengenai suatu hal dan biasanya dilakukan oleh direksi kepada pelamar, pelanggan, dan lain sebagainya. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai .
   
   
    Jenis – jenis wawancara :
   
   
   a)      Wawancara terstruktur: wawancara yang menggunakan serangkaian pertanyaan yang terstandarisasi untuk seluruh pelamar.
   
   
   b)      Wawancara situasional: wawancara terstruktur yang terdiri dari pertanyaan-pertanyaan mengenai bagaimana para pelamar dapat menangani situasi-situasi yang spesifik.
   
   
   c)      Wawancara deskripsi tingkah laku: wawancara dimana para pelamar memberikan contoh-contoh spesifik dari bagaimana mereka melakukan atau menangani berbagai permasalahan pada waktu yang lalu.
   
   
   d)     Wawancara tidak langsung: wawancara yang menggunakan pertanyaan-pertanyaan umum yang berasal dari pertanyaan-pertanyaan lain yang telah dikembangkan.
   
   
   e)      Wawancara stress: wawancara yang didesain untuk menciptakan kegelisahan dan tekanan pada pelamar untuk melihat bagaimana respon orang tersebut.
   
   
   f)       Wawancara panel: wawancara dimana beberapa orang pewawancara mewawancarai seorang pelamar.
   
   
   Keuntungan dan Kelemahan wawancara : 
   
   
   A.Keuntungan Wawancara adalah sebagai berikut :
   a)  Dapat memotivasi responden.
   
   
   b)  Dapat menangkap aspek non verbal dari responden saat menjawab.
   
   
   c)  merupakan salah satu metode terbaik untuk menilai keadaan pribadi.
   
   
   d)  tidak dibatasi tingkatan umur dan pendidikan subjek.
   
   
   e)  menjadi metode pelengkap dalam penelitian sosial.
   
   
   f)   dapat dilakukan bersama sama observasi.
   
   
   g)  Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.
   
   
   h)  Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
   
   
   i)    Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
   
   
   B. Kelemahan Wawancara adalah sebagai berikut :
   
   
   a)   Penelitit harus memiliki bekal keahlian untuk melakukan wawancara.
   
   
   b)   Responden dapat berhenti dalam menjawab pertanyaan serta meminta wawancara dihentikan, apabila dia merasa tidak nyaman dengan proses wawancara tersebut.
   
   
   c)  Jalannya wawancara mudah mengalami distraksi / gangguan.
   
   
   d)  Penguasaan Bahasa yang sama dengan bahasa responden.
   
   
   e)  Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
   
   
   f)   Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
   
   
   Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara,adalah sebagai berikut :
   
   
   a)   Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas.
   
   
   b)   Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari pertanyaan.
   
   
   c)   Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit.
   
   
   d)  Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila maksudnyaadalah suatu grup dari orang-orang.
   
   
   Persiapan Wawancara adalah sebagai berikut :
    
   a)  Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai.
   
   
   b)  Mengutarakan maksud dari wawancara.
   
   
   c)   Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja dari orang yang kita wawancarai.
   
   
   d)  Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu.
   
   
   e)   Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar.
   
   
   Melakukan Wawancara adalah sebagai berikut :
   a) Datanglah tepat waktu.
   
   
   b) Perhatikan penampilan.
   
   
   c) Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda (khususnya nama dan media tempat tempat bekerja).
   
   
   d) Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
   
   
   e) Mulailah dengan pertanyaan ringan (untuk narasumber yang punya banyak waktu) namun to the point (langsung ke persoalan inti) untuk narasumber tertentu.
   
   
   f)  Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi” atau terkesan memojokkan narasumber, sehingga menjadikan narasumber seperti terdakwa di persidangan.
   
   
   g) Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan narasumber. Boleh menyela apabila narasumber lari dari topik yang dibicarakan.
   
   
   h) Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah.
   
   
   i) Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai.
   
   
   j) Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.
   
   
   k) Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti.
   
   
   l)  Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan narasumber. Sebab, hal ini senanitasa terjadi dalam setiap wawancara.
   
   
   m) Setelah seluruh pertanyaan diajukan, jangan lupa memberikan kesempatan kepada narasumber untuk menjelaskan hal-hal yang mungkin belum ditanyakan.
   
   
         n) Usai wawancara, sampaikan ucapan terima kasih kepada narasumber.
2.    Pengamatan atau Observasi

Pengamatan atau observasi adalah aktivitas yang dilakukan makhluk cerdas, terhadap suatu proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian. Ilmu pengetahuan biologi dan astronomi mempunyai dasar sejarah dalam pengamatan oleh amatir. Di dalam penelitian, observasi dapat dilakukan dengan tes, kuesioner, rekaman gambar dan rekaman suara.

Cara observasi yang paling efektif adalah melengkapinya dengan pedoman observasi/pedoman pengamatan seperti format atau blangko pengamatan. Format yang disusun berisi item-item tentang kejadian atau tingkah laku yang digambarkan akan terjadi. Setelah itu, peneliti sebagai seorang pengamat tinggal memberikan tanda cek pada kolom yang dikehendaki pada format tersebut.

Kelebihan & Kekurangan Observasi

Kelebihan Observasi

• Dapat mencatat hal-hal, perilaku pertumbuhan, dan sebagainya pada waktu kejadian itu berlangsung atau sewaktu perilaku itu terjadi.
• Dapat memperoleh data dari subjek secara langsung, baik yang dapat berkomunikasi secara verbal ataupun tidak.

Kelemahan Observasi

• Diperlukan waktu yang lama untuk memperoleh hasil dari suatu kejadian, misalnya adat penguburan suku Toraja dalam peristiwa ritual kematian, maka seorang peneliti harus menunggu adanya upacara adat tersebut.
• Pengamatan terhadap suatu fenomena yang berlangsung lama, tidak dapat dilakukan secara langsung.
• Adanya kegiatan-kegiatan yang tidak mungkin diamati, misalnya kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan hal-hal yang sifatnya pribadi, seperti kita ingin mengetahui perilaku anak saat orang tua sedang bertengkar, kita tidak mungkin melakukan pengamatan langsung terhadap konflik keluarga tersebut karena kurang jelas.

3.    Angket atau kuisioner

Angket (self-administered questionnaire) adalah teknik pengumpulan data dengan menyerahkan atau mengirimkan daftar pertanyaan untuk diisi sendiri oleh responden. Responden adalah orang yang mengirimkan tanggapan atas–atau-menjawab–pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

 Kuesioner merupakan salah instrumen penelitian yang sangat populer dan banyak digunakan untuk penelitian.

Keuntungan Kuesioner antara lain :

a. Pada pelaksanaannya bisa saja tidak memerlukan hadirnya peneliti secara

    langsung, karena bisa diberikan kepada responden melalui orang lain maupun melalui jasa pengiriman.

b. Kuesioner dapat dibagikan secara serentak kepada banyak responden yang dituju atau yang dijadikan sampel penelitian. 

c. Kuesioner ini dapat dijawab oleh responden atau sasaran berdasarkan kecepatan masing-masing responden, dan berdasarkan waktu senggang responden.

d. Identitas responden dapat diisi dengan anonim sehingga responden bebas dengan jujur dan tidak malu-malu dalam memberikan jawaban dari kuesioner.

e. Kuesioner ini dapat dibuat terstandar, maksudnya adalah kuesioner yang diberikan kepada seluruh responden dapat diberikan pertanyaan-pertanyaan yang benar-benar sama.

 

f. Angket dapat menjangkau sampel ukuran besar .

g. Biaya yang diperlukan untuk membuat angket relatif murah .

h.Angket tidak terlalu mengganggu responden karena pengisiannya diitentukan oleh responden sendiri sesuai dengan kesediaan waktunnya.

Kelemahan Kuesioner antara lain :

1. Seringkali responden kurang teliti dalam menjawab kuesioner, apabila jumlah pertanyaan dalam lembar kuesioner cukup banyak, kadang responden tidak hanya teliti tetapi juga menjawab secara asal-asalan dikarenakan rasa malas dari responden.

2. Tidak menutup kemungkinan juga apabila peneliti tidak bertemu secara langsung dengan responden, maka responden akan memberikan jawaban yang tidak jujur atau sengaja memberikan jawaban yang salah.

3.  Kuesioner yang kita kirim kepada responden belum tentu juga akan kembali dikirim kepada kita oleh responden, kalaupun dikirim kadang waktunya terlambat sehingga akan menyulitkan peneliti dalam pengolahan data hasil kuesioner.

4. Kuesioner memang mudah untuk dilaksanakan tetapi apabila peneliti tidak memberikan perhatian serius  kepada responden maka apa yang didapat dari jawaban-jawaban kuesioner akan tidak memuaskan dan yang lebih buruk tidak berguna sama sekali untuk mendukung penelitian dikarenakan responden asal-asalan memberikan jawaban.

5. Jika angket dikirimkan melalui pos, maka presentase yang dikembalikan relatif rendah.

6. Angket tidak dapat digunakan untuk responden yang kurang bisa membaca dan menulis. 

7.Pertanyaan-pertanyaan dalam angket dapat ditafsirkan salah dan tidak ada kesempatan untuk mendapat penjelasan.

• Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang jawabannya tidak disediakan hingga responden bebas menulis jawabannya sendiri. 

• Pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang jawabannya sudah disediakan sehingga responden hanya tinggal memilih salah satu jawaban yang sudah disediakan dengan memberi tanda.

4.      Studi Dokumentasi

Studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan kepada subjek penelitian. Dokumen yang diteliti dapat berupa berbagai macam, tidak hanya dokumen resmi.

Keuntungan studi dokumentasi :

a)    Untuk subjek penelitian yang sukar atau tidak dapat terjangkau seperti para pejabat, studi dokumentasi dapat memberikan jalan untuk melakukan penelitian. 

b)   Takreatif

c)    Analisis longitudinal

d)   Besar sampel

Kerugian studi dokumentasi :

a)    Bias

b)   Tersedia secara selektif 

c)    Tidak lengkap 

d)   Format yang tidakbaku.

Dalam studi dokumentasi perlu dilakukan kritik terhadap sumber data, baik kritik internal maupun kritik eksternal.

5.      Audit

Menurut Hamilton (1986:1) tujuan dari management audit secara keseluruhan adl utk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas dari organisasi. Evaluasi ini bisa dilakukan pada perusahaan secara keseluruhan atau dibatasi pada lingkup departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi. Evaluasi terhadap kinerja perusahaan ini dilakukan terhadap standar yg dibuat oleh manajemen atas dan pada saat yg sama digunakan utk menilai keefektifan dari standar-standar dan kebijakan-kebijakan tersebut. 

Ramanathan (1990:300) mengatakan bahwa management audit berkaitan dgn audit efisiensi dimana tujuan utama dari audit efisiensi ini adl utk memastikan bahwa tiap unit mata uang diinvestasikan dalam modal atau tempat lain yg memberikan pengembalian yg optimum dan bahwa perencanaan investasi antara berbagai fungsi dan aspek yg berbeda dirancang utk memberikan hasil yg optimum.

Tujuan management audit menurut Agoes (1996:173) adl sebagai berikut :

1.  Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.

2.  Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia mesin dana harta lainnya) yg dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

3.  Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yg telah ditetapkan oleh top management.

4.  Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yg terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Siagian (2001:13) mengatakan bahwa kalangan manajemen menunjukkan sambutan terhadap perkembangan management audit krn jika digunakan dgn tepat maka management audit bisa memberi manfaat yg besar yaitu:

1.  Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan kegiatan operasional dalam perusahaan yg tak memberikan kontribusi dalam perolehan keuntungan.

2.  Membantu manajemen dalam peningkatan produktifitas kerja dari berbagai komponen organisasi.

3.  Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan hambatan dan kendala yg dihadapi dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan mengambil langkah strategik utk mengatasi dan menghilangkannya.

4.  Memantapkan penerapan pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi.

5.  Memungkinkan manajemen pada berbagai tingkat menentukan strategi yg tepat.

6.  Membantu manajemen merumuskan pedoman teknis operasional bagi para pelaksana berbagai kegiatan dalam perusahaan yg akan membantu para tenaga kerja operasional melakukan kegiatan masing-masing dgn tingkat efisiensi dan efektifitas yg lbh tinggi.

7.  Mengidentifikasikan dgn tepat berbagai masalah dan tantangan yg dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia.

8.  Membantu manajemen menilai perilaku bawahan dalam menyediakan informasi bagi pimpinan sesuai dgn kebutuhan pimpinan pada berbagai hierarki perusahaan.

Berikut adl beberapa manfaat management audit menurut Tunggal (2003:14) yaitu:

1.  Memberi informasi operasi yg relevan dan tepat waktu utk pengambilan keputusan.

2.  Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan laporan-laporan dan pengendalian.

3.  Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yg ditetapkan rencana-rencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.

4.  Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini utk menentukan tindakan preventif yg akan diambil.

5.  Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.

6.  Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yg telah ditetapkan.

7.  Menyediakan tempat pelatihan utk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.

Apabila management audit dilakukan secara berkala maka management audit bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian management audit merupakan alat manajemen yg membantu manajemen dalam mencapai tujuan krn tindakan korektif dapat dilakukan utk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas.